L’acquisizione delle informazioni mensili riguardanti le presenze/assenze del personale può essere realizzata con procedure diverse, utilizzabili sia in modo autonomo che integrato, ognuna delle quali ha lo scopo di produrre i Dati Variabili ai fini della gestione del personale.

La procedura è strutturata per gestire in modo completo le problematiche inerenti le varie tipologie di orario di lavoro, mettendo a disposizione dell’azienda strumenti flessibili in grado di soddisfare le esigenze di tipo amministrativo e gestionale.
Seguono alcune delle principali funzionalità:

• Personalizzazione degli arrotondamenti delle timbrature con allineamenti diversificati in funzione delle fasce orarie;
• Attribuzione a livello individuale di più profili orario con definizione delle priorità al fine di ovviare agli inconvenienti determinati da frequenti ed imprevedibili cambi di orario o di turno;
• Giustificazione delle assenze a livello individuale o collettivo (qualifica / reparto / stabilimento);
• Creazione delle causali di lavoro ordinario, straordinario e di assenza;
• Facile individuazione delle anomalie scaturite da timbrature e/o giustificazioni errate o mancanti;
• Calcolo degli straordinari con ripartizione nelle varie percentuali in funzione della normativa contrattuale applicata;
• Creazione delle voci paga per l’elaborazione dei cedolini;
• Situazioni statistiche del personale presente e assente in riferimento al giorno prescelto;
• Situazioni dettagliate per periodo/evento/dipendente/…….;
• Statistiche con evidenza delle presenze e assenze rapportate alle ore lavorabili e relative percentuali di assenza a livello di dipendente, reparto ed azienda.

Il sistema dispone di una banca dati precostituita con tabelle relative a: orari - causali di presenza/assenza - parametri contrattuali.

E’ possibile interfacciare i files delle timbrature ottenuti con apparecchiature non fornite da I.S.C. oppure i risultati di procedure diverse da quella prodotta da I.S.C.

In aziende, unità produttive, negozi o sedi decentrate, ove il numero di dipendenti o la particolare tipologia di lavoro non giustifica l’installazione di un sistema di rilevazione automatica (Terminale orologio), è possibile utilizzare il Foglio Presenze elettronico generato automaticamente da “GePag”, già completato con gli orari teorici previsti per ogni dipendente.
L’ufficio personale o le unità esterne interessate provvedono ad inserire le ore di straordinario e le giustificazioni di assenza per poi ritornare in sede i fogli che, opportunamente elaborati sempre in modo automatico, danno origine alle voci paga.
Il foglio presenze elettronico può essere stampato direttamente su fogli bollati o da bollare.

In alternativa o ad integrazione dei sistemi citati è disponibile in “GePag” il Calendario Presenze che prevede l’inserimento delle varianti alla base di orari standard teorici e la conseguente creazione delle voci paga.
Il Calendario presenze può essere adottato per automatizzare la gestione dei dati variabili indipendentemente dalla Rilevazione automatica delle presenze e dal Foglio Presenze.

Riepilogando:
I tre tipi di gestione, che possono essere adottati contemporaneamente, utilizzano le stesse tabelle (Orari, Causali, Soglie contrattuali, Voci retributive ecc..) per la predisposizione dei “Dati Variabili” mensili (integrabili manualmente con eventuali voci che non sono riconducibili alle presenze del mese: arretrati, conguagli, premi ecc..).
In breve si otterrà in modo automatico e controllato:
1)Calcolo degli straordinari con ripartizione nelle varie percentuali in funzione della normativa contrattuale applicata;
2)Calcolo delle malattie e maternità con stampa del relativo prospetto;
3)Creazione delle voci paga per il calcolo dei cedolini.

Per unità produttive, negozi o sedi decentrate ove il numero dei dipendenti non giustifica l'installazione di un Terminale orologio, è possibile segnalare le Entrate/Uscite utilizzando un collegamento On-Line Internet al server Aziendale.
Sono disponibili semplici funzioni per le transazioni, per visualizzare le ultime timbrature ed anche per inviare messaggi di testo in sede.